Hướng dẫn viết email bằng tiếng Nhật (ビジネス)

Với việc ngày càng nhiều người Nhật và các công ty Nhật mở rộng đầu tư ở Việt Nam, việc viết email bằng tiếng Nhật để gửi cho đối tác sẽ trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Mục đích của bài viết này là nhằm làm sao đưa đến một format, một ý tưởng chung nhất khi viết email để chúng ta tự tin gửi đáp các email bằng tiếng Nhật.

Trọng tâm sẽ là về các thư thương mại, business email.

※ Bài viết sẽ sử dụng chủ yếu chữ Hán và Hiragana (không có romaji nhé), các bạn thông cảm.

Một số từ ngữ hay dùng

Inbox:  受信トレイ(じゅしん)thêm する vào thì sẽ thành 受信する (nhận được mail)

Outbox: 送信トレイ(そうしん) hêm する vào thì sẽ thành 送信する (gửi mail)

※ 送信済み(そうしん・ずみ)Thêm 済み vào sau Vます(bỏ ます) nghĩa là đã hoàn thành/xong  .

未送信(み・そうしん)Thêm  未 vào trước sẽ là chưa được thực hiện

再送信(さい・そうしん)Thêm 再 vào trước sẽ là làm lại lần nữa.

Forward: 転送(てんそう)thêm する vào thì sẽ thành động từ (chuyển tiếp mail)

CC/BCC: vẫn để là CC/BCC

Subject: 件名(けんめい)tiêu đề 

Attach:   添付(てんぷ)thêm する vào thì sẽ thành động từ (đính kèm)

Reply:  返事(へんじ)thêm する vào thì sẽ thành động từ (trả lời mail)

Confirm: 確認(かくにん)thêm する vào thì sẽ thành động từ (xác nhận)

Check:  検討(けんとう)thêm する vào thì sẽ thành động từ (check, kiểm tra, xem xét)

Signature: 署名(しょめい)hoặc サイン (chữ ký)

Edit:  編集(へんしゅう) mang nghĩa chỉnh sửa văn bản (cho đẹp hơn)

Correction: 訂正(ていせい)đính chính, chỉnh sửa để cho đúng hơn.

Contact: 連絡(れんらく)Liên lạc

Sắp xếp/ Tổng hợp (để liên lạc hoặc gửi lại sau): 改める(あらためる)

Xin hết: 以上(いじょう)

Người nhận: 宛先(あてさき)hoặc 宛名(あてな)

Soạn thảo: 作成(さくせい)する

Tài liệu:  書類(しょるい)

File:    ファイル(File đính kèm thì sẽ là 添付ファイル)

Gửi (tài liệu): 送付する(そうふ)thường chỉ dùng khi gửi bản cứng.

(tài liệu) đến: 届く(とどく). Ví dụ: メールが届きました。(mail đã đến/ tôi đã nhận được mail)

(tài liệu) đã được cấp/ đã có: 降りる(おりる). Ví dụ: 許可書は降りました。(giấy phép đã được cấp)

Theo như ai đó (nói): 〇〇様によると、

Theo như (đã ghi bên dưới): 以下の通り(とおり)、theo như lịch trình (予定の通り)

Tôi đã hiểu/rõ: わかりました hoặc 了解しました。(りょうかい)

Về việc: 〇〇の件について、 hoặc 〇〇の件につきまして、

Liên quan đến: 〇〇に関して

Làm theo như (ai đó chỉ dẫn), Tuân thủ theo  : 〇〇に従って、 hoặc 〇〇に従い、

Dựa vào (căn cứ) nào đó: 〇〇に基づいて、hoặc 〇〇に基づき、

 

Cấu trúc một email 

Nhìn chung thì email của tiếng Nhật có format khá bài bản và “cứng nhắc”, gần như là có template sẵn vậy do đó mà cũng không quá khó trong việc lựa chọn câu từ. Cấu trúc của một email thường sẽ như sau:

———

① < tiêu đề >

② < tên công ty khách hàng >

< tên người nhận > 様

(※ Nếu không có người nhận cụ thể mà gửi trực tiếp cho công ty thì sẽ thay bằng
< tên công ty khách hàng > 御中(おんちゅう)

③ <mở đầu> お世話になります。hoặc (いつも)お世話になっております。

④ < nội dung thư >

⑤ <kết thúc> よろしくお願いします。

⑥ < tên người gửi>

< chữ ký >

Ví dụ:

mình muốn trình bày với khách rằng vì sếp bạn có việc đột xuất nên chưa thể duyệt để gửi báo giá sang cho khách hàng Nhật. Bạn hẹn sang tuần khi nào có sẽ liên lạc lại (kèm theo lời xin lỗi) hì nội dung từa tựa như sau:
(lưu ý cần sử dụng kính ngữ)

【件名:見積書の件】

株式会社ABC (tên công ty khách hàng)

田中 様 (người phụ trách)

いつもお世話になっております。(câu mở đầu)

見積書の件に関するのですが、(liên quan đến vụ báo giá)

弊社の上司は一昨日から急に出張になってしまいまして、見積書の確認がまだできません。(lý do chưa gửi được)

来週の月曜日、出張から戻った時、確認を取れましたらすぐメールにてお送り致します。(hẹn tuần sau gửi lại)

ご迷惑をかけて申し訳ございません。(xin lỗi vì đã làm phiền đến khách hàng)

今後ともよろしくお願いします。(câu kết)

トラン・タイン (tên người gửi)

(chữ ký theo format sẽ đề cập phía dưới)

Hình ảnh tham khảo:

Một số cụm từ hay dùng (cho mở đầu/ kết thúc/ cảm ơn/ xin lỗi/ nhờ vả)

Nội dung của mỗi email tất nhiên sẽ không có một template cố định. Tuy nhiên, nếu là phần mở đầu và kết thúc thì thường đã có một số cấu trúc cố định rồi. Ngoài ra, tùy tính chất của email thì chúng ta có một vài mẫu câu hoặc cụm từ rất hay dùng như sau:

Cho phần mở đầu 

お世話になります / いつもお世話になっております。

Cảm ơn 

ご返事ありがとうございます。 Cảm ơn vì đã trả lời thư của tôi.

ご対応ありがとうございます。 Cảm ơn vì đã xử lý dùm tôi.

資料をご送付いただきありがとうございます。 Cảm ơn vì đã gửi tài liệu cho tôi.

木村様にお伝えいただきありがとうございます。Cảm ơn vì đã truyền đạt lại cho Kimura-sama

※ Cứ cảm ơn khách vì đã làm gì cho mình thì theo cấu trúc ご/お + Vます(bỏます)+いただき ありがとうございます。hoặc ありがとうございました。 là được.

Xin lỗi 

Vなくて/Vて(大変)申し訳ございません。 Xin lỗi vì đã / hoặc đã không (làm gì)

ご迷惑をおかけしまいまして申し訳ございません。Xin lỗi vì đã gây ra phiền ra cho (ngài)

ご心配をおかけしまいまして申し訳ございません。Xin lỗi vì đã để (ngài) phải lo lắng

商品発送が遅れまして、申し訳ございません。Xin lỗi vì hàng đến chậm

※ Các mức độ câu xin lỗi có thể dùng (tăng dần): 申し訳ございません → 申し訳ございませんでした → 誠に申し訳ございませんでした。

Nhờ vả

(thường sẽ ưu tiên xài ご+Động từ nhóm 3), ví dụ với từ “xác nhận” (確認)có nhiều cách đề nhờ (càng dài thì càng lịch sự)

① ご確認ください

② ご確認をお願い致します。

③ ご確認をよろしくお願いいたします。

④ ご確認くださいますようお願いいたします。

すみませんが、ご確認をお願いいたします。Xin lỗi nhưng hãy àm ơn xác nhận giúp tôi.

お手数ですが、ご確認をお願いいたします。Tôi biết là đã làm anh bận thêm nhưng hãy làm ơn xác nhận giúp tôi.

※ Chú ý: Ngoài các cách nói trực tiếp nhờ vả ở trên, còn một số cách nói gián tiếp như sau:

① 金曜日までにご確認は可能でしょうか。Anh có thể xác nhận dùm tôi trước thứ sáu được không?

② 金曜日までにご確認いただければ助かりますが。Nếu anh xác nhận dùm tôi trước thứ sáu thì sẽ là giúp tôi rất nhiều.

③ 金曜日までにご確認いただければと存じますが。Nếu anh xác nhận dùm tôi trước thứ sáu thì tốt quá.

Tùy hoàn cảnh mà lựa chọn cách nói phù hợp.

Cho phần kết thúc

よろしくお願いいたします。Rất mong được giúp đỡ.

今後ともよろしくお願いいたします。Từ nay về sau, rất mong được giúp đỡ.

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。Xin lỗi vì đã làm phiền anh khi bận nhưng rất mong được giúp đỡ (thường dùng để kết thúc trong mail nhờ vả).

Các cấu trúc ngữ pháp hay dùng

Khi liên lạc thông qua email với người Nhật thì quy tắc thông thường sẽ là dùng thể lịch sự / kính ngữ khi nói về khách và dùng khiêm nhường ngữ khi nói về mình.

A. Kính ngữ (khi nói về khách)

貴社(きしゃ): Quý công ty

(さま): Thường dùng khi đề cập đến tên người ở bên khách hàng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp cũng có thể dùng sau tên công ty khi trong nội dung email có đề cập đến công ty đó để tăng tính lịch sự. Khi đó thì phần 株式会社 thường được viết tắt thành (株)và đặt ở trước tên công ty. Ví dụ: (株)パワー電気 様からのメールによると、向こうの担当者は09月頃ベトナムに来られる予定が決まったそうです。( Theo như email từ công ty Power Denki thì người phụ trách bên đó hình như sẽ sang Việt Nam vào tháng 09)

ご/お + Danh từ: Dùng khi nói về cái gì đó bên phía khách. Ví dụ: お仕事、ご返事、ご予定、ご担当者…

Với các động từ có từ đặc biệt thì theo như bảng dưới đây.

Ý nghĩa Động từ thể ます Kính ngữ  → dạng thường
Đi 行きます いらっしゃいます いらっしゃる
Đến 来ます
Ở, tại
Đang
います
Vて います
Ăn
Uống
食べます
飲みます
召(め)し上(あ)がります 召(め)し上(あ)がる
Làm します なさいます なさる
Nói 言います おっしゃいます おっしゃる
Nhìn 見ます ご覧(らん)になります ご覧(らん)になる
Biết 知ります ご存知(ぞんじ)です
Hiểu わかります ご了承(りょうしょう)
ご理解(りかい)

※ Khi muốn nói về khách theo câu động từ (kết thúc câu là một động từ) thì có 3 cách:

① Sử dụng các từ trong bảng kính ngữ ở trên

② Chuyển động từ sang thể bị động

③ ご/お + Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi + になります。

Ví dụ:

Cùng là hỏi rằng: “Vị phụ trách bên đó đã từ Mỹ về chưa” chẳng hạn. Chúng ta sẽ đi theo 3 cách trên:

① ご担当者様は いらっしゃいますか。(Hỏi có nhà không, vì 帰る không có dạng đặc biệt)

② ご担当者様は アメリカから帰られましたか。

③ ご担当者様は アメリカからお帰りになりましたか。

※ Khi muốn hỏi với khách mà là một câu danh từ/ tính từ (thường kết thúc bằng ですか)thì thông thường sẽ chuyển thành でしょうか。

Ví dụ: Đến ngày mai có thể xác nhận cho tôi được không?

明日までご確認は可能ですか。→ 明日までご確認は可能でしょうか。

※ Khi muốn nhờ vả, thông thường ta sẽ nói Vて ください nhưng vì tăng thêm lịch sự nên sẽ dùng một trong hai cấu trúc sau:

① ご/お + Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi + ください

② ご/お + Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi + をお願いします。(hoặc をお願い致します。)

Ví dụ: Làm ơn hãy xác nhận trước ngày mai

① お手数ですが、明日までにご確認ください。

② お手数ですが、明日までにご確認をお願いします。

B.  Khiêm nhường ngữ (khi nói về mình hoặc người cùng công ty mình)

弊社(へいしゃ): Công ty của tôi

Một số động từ đặc biệt hay dùng cũng có khiêm nhường ngữ riêng

Ý nghĩa Động từ thể ます Khiêm nhường ngữ
Đi 行きます まいります
うかがいます
Đến 来ます
Ở, tại
Đang
います
Vて います
おります
Vております
Ăn
Uống
食べます
飲みます
いただきます
Làm します いたします
Nói 言います 申します
Nhìn 見ます 拝見(はいけん)します
Biết 知ります 存(ぞん)じ上(あ)げます
Hiểu わかります かしこまります
承知(しょうち)いたします

※ Ngoài ra, khi muốn nói về hành động của mình, ta sẽ dùng một trong hai cấu trúc:

① ご/お + Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi + します

② ご/お + Động từ thể ます nhưng bỏ ます đi + 致します(いたします)

③ Động từ thể sai khiến しえき(Vさせ)+ていただきます。

Lưu ý là về nghĩa thì như nhau, nhưng ② thì lịch sự hơn ①. Còn ③ thường chỉ dùng khi mà mang nghĩa “Tôi xin phép được <làm gì đó>” – hơi trang trọng quá nên đôi khi cần cẩn thận trong sử dụng. Nói chung trong hầu hết mọi trường hợp thì ② là đủ.

Ví dụ:

Vì hôm nay thứ bảy, bưu điện quốc tế không làm việc nên sẽ gửi tài liệu vào đầu tuần sau.

① 今日は土曜日で国際郵便は休みになりましたので、来週の頭に資料をお送りします。

② 今日は土曜日で国際郵便は休みになりましたので、来週の頭に資料をお送り致します。

③ 今日は土曜日で国際郵便は休みになりましたので、来週の頭に資料を送らせていただきます。

※ Khi muốn diễn tả một cách khách quan một sự thay đổi nào đó, người Nhật cũng thường dùng cấu trúc
<câu danh từ bỏ です/câu động từ thể thường こと> + になっています。

Ví dụ: Kể từ hôm nay anh Tanaka sẽ phụ trách dự án này.

今日から田中さんは本計画の担当者になっています。

今日から田中さんは本計画を担当することになっています。

 

Chữ ký theo format Nhật

Phần chữ ký cũng rất quan trọng vì nó thể hiện bạn chuyên nghiệp trong việc dùng email đến đâu.
Format chuẩn của Nhật trông sẽ như ví dụ dưới đây:

***************************************
(株)パワー電気
通訳 総合事業
Tran Thanh (トラン・タイン)
〒123-4567 東京都○○区××-××
TEL: 0243-567-8910  Mobile: 09-8765-4321
メール:tranthanh@xxxx.co.jp
***************************************

Trong đó:

***************************************
(株)< tên công ty >
< chức vụ > < phòng/ban >
< tên > < phiên âm bằng katakana vì mình là người nước ngoài >
< địa chỉ công ty >
TEL: < số công ty >  Mobile: < số di động >
メール:< địa chỉ email >
***************************************

以上です!

Mặc dù hầu hết đều dựa vào kinh nghiệm cá nhân nhưng hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho mọi người.

Nếu có gì muốn bổ sung, các bạn hãy comment bên dưới nữa nhé 🙂


Tham khảo thêm:

ビジネスメールの書き方

誰もが一度は失敗してる!?ビジネスメールでよくある間違い50選

Để lại bình luận

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.